Les événements corporatifs demandent de réunir plusieurs critères pour permettre de parvenir aux objectifs fixés. Si le choix du lieu est prioritaire, vous devrez en outre faire preuve d'un rigoureux sens de l'organisation afin de ne rien oublier.
1. Avant l'événement
Dans votre planification, l'organisation d'un événement d'entreprise aura été rédigée avec un cahier des charges précis décliné en plusieurs étapes. Vous cocherez chacune de ces étapes au fur et à mesure que l'événement approche dans le calendrier. Ne vous laissez pas déborder à la dernière minute par des tâches non accomplies.
Le jour venu, présentez-vous suffisamment à l'avance sur les lieux de la rencontre afin de contrôler que tout se met en place avec efficacité. Vous superviserez le montage de la salle et contrôlerez que toutes les personnes associées à cette tâche sont bien présentes et clairement informées de leur responsabilité.
2. Bien choisir le lieu
Vous n'hésiterez pas, durant la période de préparation, à prendre le temps nécessaire afin de vérifier que le lieu est parfaitement adapté à l'événement. Il devra comporter toutes les qualités pour accueillir en sécurité et agréablement les invités.
Vous aurez visité l'endroit auparavant afin de vérifier qu'il n'y a pas un pilier qui gêne au milieu de la salle ou si l'état des locaux correspond en tous points aux exigences de qualité de votre image d'entreprise.
Assurez-vous notamment que les avantages suivants soient réunis :
- Facile d'accès en voiture ou en transports en commun
- Géolocalisable sans risque d'erreur
- Dans un environnement agréable
- Avec plusieurs possibilités de stationnement, gratuit ou payant
- Aux dimensions adaptées au type d'événement : ni trop grand ni trop exigu
3. Assurez le spectacle
Un événement d'entreprise ne doit surtout pas être rébarbatif et ennuyeux. Les employés et cadres exécutifs réunis sont ici pour passer un bon moment ensemble et apprendre à mieux communiquer entre eux - voire à se connaître, dans le cas d'une firme de taille importante - dans une ambiance différente et plus décontractée que celle du bureau.
Vous choisirez d'opter pour la location d'une salle de spectacle dans un quartier attrayant à Montréal par exemple.
Quels sont les avantages d'une salle de spectacle pour l'organisation d'un événement corporatif ?
- Une scène à disposition pour un éventuel groupe musical ou pour des interventions oratoires
- Un matériel professionnel à portée de main : micros, possibilités de projection, pupitres
- Un son de qualité
- Des jeux de lumière attractifs
- Une atmosphère de prestige et détendue à la fois
4. Un timing sans faille
Dans votre organisation d'événement, tout doit être prévu - et surtout l'imprévisible ! - dans les moindres détails. À quoi faut-il bien penser en priorité ?
- Vérifiez les sorties de secours
- Prévoyez les numéros d'urgence nécessaires
- Assurez un minimum de sécurité et un contrôle à l'entrée
- Mettez en place un vestiaire surveillé
- Encadrez l'heure d'arrivée et l'heure approximative de fin de l'événement
- Vérifiez bien les horaires prévus de chaque intervenant : musiciens, photographe, etc.
- Ne négligez pas d'avoir prévu d'éventuels plans B tout au long de chaque intervention
5. Après l'événement
En souhaitant que tout se soit bien déroulé comme prévu, il vous reste à clore l'événement et à en tirer les éventuels enseignements :
- Démontage et nettoyage de la salle : rapidement et efficacement, comme défini en avance avec le propriétaire ou le gérant des lieux
- Réaliser le bilan : les objectifs ont-ils été atteints ?
- Collecter les commentaires des participants
Vous avez maintenant en mains tous les éléments indispensables à l'organisation et au bon déroulement d'un événement d'entreprise dont se rappellera chaque participant. N'oubliez pas que votre objectif ultime consiste à leur donner envie de participer à la prochaine manifestation !
