Les données d'une entreprise font intégralement partie de son capital et de son ADN. Elles sont au cœur de son activité. De plus en plus de ces données sont collectées sous forme numérique. C'est l'inexorable avancée de la dématérialisation. Certaines entreprises doivent en outre faire face à des supports de tous types : disquettes, CD-ROM, DVD, bandes, etc. Une gestion optimisée de toutes ces données passe par l'emploi d'outils modernes, notamment pour sécuriser ce capital irremplaçable.
Qu'est-ce que la GED ?
La Gestion électronique des documents (GED) est une technologie moderne visant à organiser efficacement et à contrôler systématiquement tous les documents et données d'une entreprise.
Aujourd'hui les entreprises accumulent de plus en plus de données. Quelles sont-elles ? Suivant le type d'activité de l'entreprise, elles peuvent inclure :
- Contrats clients et fournisseurs
- Contrats employés, copies de rapports
- Informations légales
- Plans et propriété intellectuelle
- Données numériques et multisupports (sites Web, Apps, données de réseaux sociaux, enregistrements audio-vidéo, etc.)
Les données dématérialisées sont, quoi qu'il en soit, créées et conservées sur des supports numériques ou, de plus en plus souvent, dans le Cloud. Optimiser les volumes de données permet de n'avoir qu'un seul mode de gestion à contrôler et le même pour tous les postes de l'entreprise.
Une palette complète de logiciels et de progiciels dédiés et personnalisés permet d'assurer la circulation de ces données entre les différents postes de l'entreprise. Tous les programmes impliqués dans le traitement des données seront en mesure de comprendre et d'utiliser les volumes échangés.
Pourquoi préférer la Gestion électronique de documents ?
Plus personne ne tape à la machine à écrire. Les contrats, les informations et les codes sont générés de la même manière : depuis un poste informatique et sauvegardé numériquement.
Certes, il subsiste parfois d'anciennes données, dans des placards oubliés, qui sont toujours au format papier. Ces importants parchemins sont non seulement en danger physique de disparaître pour toujours, mais également soumis à des risques de sécurité. Préserver ces documents présente un certain coût, en infrastructures et en matériel tel que chambre dédiée, armoires et coffres, qui doit être planifié.
Les données anciennes peuvent être avantageusement scannées et archivées, de même que les données conservées sur des supports obsolètes. Elles retrouveront une nouvelle vie et, surtout, une plus longue espérance de vie, car les supports physiques s'usent avec le temps. Les données électroniques sur vieilles disquettes ont une espérance de vie limitée. Les CD-ROM et DVD peuvent s'altérer sans espoir de récupération. Parfois les lecteurs ne sont même plus en fonction.
La GED contribue à la dématérialisation réussie des données en intégrant tous ces domaines et en uniformisant le capital intellectuel.
Quels sont les avantages de la GED ?
Les principaux bonus obtenus grâce à la Gestion électronique des documents sont à la fois financiers, volumétriques et temporels :
- Réduction des dépenses papier : le papier coûte cher à l'achat et son gaspillage ne fait plus partie du fonctionnement normal d'une entreprise, petite ou grande.
- Gain de place : le papier et les supports anciens prennent de la place à stocker.
- Gain de temps : un ordinateur met beaucoup moins de temps à rechercher un document dans une base de données qu'un être humain dans une pile de papier.
- Transmission de documents optimisée : les collaborateurs devant s'échanger des documents réalisent de grandes économies de temps à les partager sur un réseau entre départements, y compris s'ils sont en déplacement.
- Multi-supports : que ce soit sur portable, tablette, mobile ou poste de travail fixe, les données électroniques transitent d'un appareil à l'autre sans souci de compatibilité.
- Sécurité : sécuriser des documents papier coûte cher, face aux risques d'incendie, d'inondation ou le vol.
Pour résumer, une Gestion électronique des documents prendra donc avantageusement en charge :
- la numérisation
- l'optimisation des supports
- l'archivage
- le classement
- le partage
- la sécurisation des données.
