Après un premier mois d'essai en janvier dernier, la Ville de Coaticook a définitivement pris le virage du conseil sans papier.
Après un premier mois d'essai en janvier dernier, la Ville de Coaticook a définitivement pris le virage du conseil sans papier. En effet, lors de la séance ordinaire du conseil municipal qui s'est tenue le 13 février dernier, les élus et la direction générale étaient munis de leur ordinateur portable avec connexion sans fil pour leur toute première utilisation du conseil sans papier.
La Ville de Coaticook souhaitait que l'implantation de ce système permette d'effectuer une gestion sans papier des séances du conseil municipal et d'étendre cette solution aux différents comités de la municipalité. Par ailleurs, il était souhaité que cette solution permette la création automatisée des documents des réunions de conseil, qu'elle rende possible un suivi des dossiers présentés aux séances, d'en générer le contenu et de fournir un portail où les élus pourront venir consulter les documents et les annoter.
Au-delà des économies liées à une utilisation moindre du papier, l'implantation de ce nouveau système a permis à la Ville de réorganiser les tâches du personnel à l'interne. Les sept élus possèdent maintenant leur ordinateur portable et les employés-cadres seront munis graduellement de cet équipement. La population qui participe aux assemblées de conseil peut suivre le déroulement de la séance grâce à un téléviseur 60 pouces qui a été installé dans la salle du conseil. Les ateliers de travail préparatoire aux assemblées de conseil sont également projetés sur téléviseur.
Les objectifs de la Ville quant à la préparation des réunions, la génération des documents du conseil, le portail collaboratif et une organisation plus efficiente du travail à l'interne ont tous été atteints grâce à l'implantation du conseil sans papier. Source: Shirley Lavertu, responsable des communications
