Le rapport de la Vérificatrice générale de la ville de Sherbrooke indique que la municipalité gagnerait et économiserait d'importantes sommes à revoir plusieurs aspects dans le fonctionnement de son approvisionnement, et qu'il serait souhaitable d'adopter de nouvelles stratégies pour pallier à ces manquements.
Mme Andrée Cossette a remis un rapport étoffé et précis, démontrant que des changements structuraux sont impératifs si la ville veut être en mesure d'améliorer sa santé financière, et avoir une meilleure reddition de compte.
Elle note que la fonction d'approvisionnement s'avère stratégique au sein d'une organisation. Elle requiert différentes expertises, notamment la capacité d'élaborer des stratégies d'approvisionnement et la négociation de partenariats d'affaires. Les achats réalisés hors du contrôle du Service de l'approvisionnement et des équipements se sont chiffrés à près de 20 M$ en 2019. À cela s'ajoutent environ 5 M$ d'achats effectués directement par les services à l'aide des cartes d'achat.
La vérificatrice générale affirme que cette décentralisation des achats dans les différents services multiplie le nombre d'acteurs dans le domaine et ne permet pas à la Ville de profiter d'ententes d'approvisionnement en biens et services qui, s'ils étaient regroupés, permettraient la négociation de meilleures conditions, d'escomptes de volume et de prix avantageux considérant le coût total de possession.
Mme Cossette mentionne qu'il est impératif de revoir la culture d'approvisionnement de la Ville et d'améliorer son processus d'acquisition de biens et de services pour les achats de moins de 25 000 $. Elle recommande de centraliser la fonction d'achat au Service de l'approvisionnement et des équipements, et la mise en place d'indicateurs de performance et de mesure des économies réalisées. Ces mesures pourraient générer annuellement plusieurs centaines de milliers de dollars d'économie.
Par ailleurs, la vérificatrice générale note que les travaux qu'elle a réalisés depuis son arrivée à la Ville de Sherbrooke ont souvent relevé des déficiences sur l'exercice d'un contrôle interne satisfaisant. Elle a constaté que des domaines aussi importants que la pérennité des infrastructures, les paiements aux fournisseurs, la gestion de la dette, l'approvisionnement, la gestion des surplus et des réserves, ne faisaient pas l'objet d'un encadrement suffisant et d'une reddition de comptes appropriée, basée sur des objectifs comportant des cibles mesurables et atteignables.
La prolifération de cartes d'achats semble également rendre le contrôle des dépenses difficile à évaluer de façon précise. En effet,les achats effectués par plus de 330 détenteurs sont réalisés sans que les contrôles adéquats ne soient en place et sans que la Ville ne s'assure de bénéficier des meilleures conditions d'achat pour l'ensemble de ceux-ci. Elle est d'avis qu'un meilleur encadrement des employés et la mise en place d'outils de gestion permettraient à la section d'améliorer l'efficience de ses opérations, augmentant ainsi le temps qu'elle pourrait consacrer aux activités d'inspection.
Quant à la mise à jour du rôle d'évaluation foncière, elle a constaté que pour les années 2017, 2018 et 2019, la Ville a encouru annuellement des pertes de revenus de taxes et des pertes d'intérêts au montant de 300 000 $ en raison des trop longs délais d'inscription au rôle d'évaluation des nouvelles valeurs découlant des travaux de construction et de rénovation, et cela, principalement à l'égard du secteur non résidentiel.
Andrée Cossette a également effectué un audit financier de la Ville de Sherbrooke, et de la Société de transport (STS). La aussi, plusieurs ajustements s'imposent.La Ville dégage un excédent de fonctionnement non affecté de 14,2 M$. Ce montant correspond aux surplus libres et disponibles afin de pourvoir aux imprévus. En comparaison avec les revenus de fonctionnement, il se situe à 2,9 %. Elle a comparé ce pourcentage avec les 9 autres grandes villes du Québec (100 000 habitants et plus) et la médiane pour ces villes se situait à 4,5 %. Elle a recommandé d'établir une politique déterminant les objectifs à atteindre pour constituer une réserve de surplus non affectés suffisante afin de parer aux situations imprévues.
Le plan d'action reçu à la suite du mandat spécial réalisé en 2019 sur les paiements de factures en double répond de façon satisfaisante à ses recommandations. Le suivi accompli par le Service des finances sur les paiements en double a permis, en date du 24 août 2020, de récupérer la somme de 538 191 $. À cela s'ajoute l'interception avant que le chèque ne soit émis de factures traitées en double au montant de 983 634 $. La mise en place des nouveaux contrôles a ainsi permis d'identifier un total de 1 521 825 $ de traitement de factures en double.
