Un événement bien mené peut renforcer durablement la cohésion, la motivation au sein d'une entreprise. À l'inverse, une opération trop amateur peut créer de la déception chez les salariés et mettre durablement en difficulté leur responsable. Quels sont les principaux écueils à éviter pour réussir votre événement et rentabiliser votre investissement ?
Ne pas "penser" son évènement
Comme pour toute opération de communication, la pire erreur serait de penser que de choisir un lieu sympa et de soigner la qualité du dîner suffit à satisfaire vos invités. Vous devez construire votre événement en fonction de votre objectif, et surtout de votre cible, c'est à dire de vos invités. Choisissez une thématique, un concept comme colonne vertébrale et gardez cette cohérence d'ensemble, aussi bien dans le lieu choisi, les intervenants, les messages, la décoration, etc.
S'y prendre au dernier moment
Quelle que soit l'ampleur de votre événement d'entreprise, s'y prendre trop tard est une erreur fréquente. L'anticipation et la planification sont vos deux atouts majeurs pour réussir. Entre la conception et la production jusqu'à la tenue de l'événement, de nombreuses tâches et acteurs doivent jouer de concert sans se gêner. Le rôle du chef d'orchestre de l'événement est alors essentiel. Sa qualité principale: la capacité d'organisation et de multitâches.
Bâcler le repérage
Rien de tel que de tout organiser au téléphone pour risquer le fiasco. Voir, sentir, analyser le lieu que vous convoitez est le seul moyen d'anticiper toutes les difficultés potentielles et de vérifier qu'il s'adapte bien aux contraintes de votre cahier des charges.
Sous-estimer le budget
Il y a souvent une différence entre le projet de nos rêves et la réalité financière. Il vous faudra faire coïncider les deux, sous peine de monter une opération peu qualitative. Pesez les différents postes budgétaires de la façon la plus réaliste possible et surtout faites des choix. Mieux vaut quelques effets bien réussis qu'un grand "bof".
Faire preuve d'amateurisme
La communication événementielle est un métier qui plait beaucoup de par sa variété, liberté d'action et intensité, c'est fun d'organiser un événement ! Vous trouverez toujours des bonnes volontés en interne pour vous en occuper. Mais c'est un métier aussi exigeant en termes de temps et demandant une grande expertise. Le confier à un collègue motivé, mais amateur, est un risque indéniable.
Vous entourez d'une agence de planification d'événements corporatifs axée sur le développement communicationnel et marketing est gage de professionnalisme et tranquillité d'esprit. Selon l'ampleur de votre événement, pensez à cette solution également rentable, compte tenu du temps économisé et des achats négociés.
Rater sa communication
Votre événement se passe à l'interne et vous pensez que tout le monde est au courant? Grossière erreur. Communiquer sur l'événement, c'est le valoriser et c'est valoriser aussi chacun de ses participants. Plus vous donnerez envie (sans survendre attention !) avec une communication professionnelle, ciblée, positive, plus vous mettez toutes les chances de votre côté. La communication, un facteur clé de succès.
Parier sur le nombre de participants
Vous pensiez avoir 200 participants, seuls 100 sont venus, avec, par conséquent, beaucoup de gaspillage (taille de la salle, nombre de repas) et une impression de vide désagréable pour les présents. Demi-échec déjà... Ne laissez pas de place au hasard et prévoyez simplement des invitations avec coupons-réponse ou courriel de confirmation, cela limitera le risque d'absentéisme et vous permettra de mieux planifier.
Ne pas tirer les leçons du passé.
Ne pas regarder ce qui a été fait lors d'un précédent événement, ce qui a bien et mal fonctionné, vous prive de nombreuses pistes de progrès lors de la planification d'un nouveau. Demandez l'avis aux participants, mesurer votre succès, et tirer des enseignements pour la suite est clé.
Avec ces quelques conseils, vous devriez pouvoir éviter les écueils principaux. Professionnalisme et originalité bien pensée seront vos facteurs de succès.
