J'ai le goût cette semaine de revisiter une chronique que ma collègue avait rédigée en mai 2015. La raison est fort simple et j'en parle depuis quelques chroniques déjà : la « grosse » période des achats et des ventes de maison arrive à grands pas et je souhaite vous rappeler le rôle du notaire dans une transaction immobilière.
Tout d'abord, le notaire ne fait pas que remplir des formulaires ou appuyer sur une touche afin que tout se fasse tout seul, bien au contraire. Un dossier d'immobilier prend en moyenne 20 heures de travail avant de pouvoir procéder à la signature des actes. Ces heures sont nécessaires pour que les diverses informations essentielles au montage des actes soient rapatriées. Dans cet estimatif du nombre d'heures, il y a des choses qui peuvent être faites par une adjointe et pour d'autres, ce sera le notaire. Et cet estimatif est également basé sur un dossier sans anicroche ou problématique à régler!
Vous comprendrez donc que plusieurs heures de travail sont nécessaires avant de pouvoir signer et que les rendez-vous pour la signature de l'hypothèque et de la vente ne sont qu'une infime partie du travail dans un dossier immobilier.
Le travail commence lorsque la promesse d'achat ou le dossier de l'hypothèque est reçu par le bureau du notaire. Nous devons d'abord obtenir les renseignements personnels de toutes les parties du dossier : nom, adresse, état civil et régime matrimonial. Il est également nécessaire d'obtenir une preuve du mariage ou du divorce des parties concernées.
Par la suite, l'examen des titres pourra être fait par le notaire et ce dernier prendra également connaissance des divers documents : promesses d'achat et annexes, certificat de localisation, autres documents. C'est probablement la partie la plus longue, car c'est sur l'étude de ces éléments et l'examen des titres que repose la majeure partie de la responsabilité du notaire. Dans l'étude de ces documents, si une problématique est relevée, le notaire devra communiquer avec les clients pour prendre entente et voir à la correction. Malgré ce que plusieurs croient, je préfère de loin avoir un dossier sans embûches que de trouver une problématique. Par contre, c'est notre travail à titre de notaire de garantir à l'acheteur que ce qu'il achète est exempt de problèmes ou du moins, qu'il les accepte en toute connaissance de cause.
Viendra ensuite le tour du volet hypothèque : le notaire analysera les demandes de l'institution financière qui prête les fonds pour l'achat de la maison et devra s'assurer que les documents (hypothèque, convention de crédit, etc.) sont conformes. Bien sûr, il existe des bases de contrat déjà préparées par les institutions (nous n'avons d'ailleurs pas de latitude quant à leur contenu), mais il faudra faire attention à plusieurs particularités. Plusieurs rapports sont également à préparer et à envoyer à l'institution pour avoir entre autres les fonds ou pour fermer le dossier.
Le volet de la vente est le plus long et le plus ardu à préparer. Il faudra avoir en mains les relevés de taxes, l'examen des titres, le certificat de localisation, les détails du propane/mazout et tout autre document pertinent pour les ajustements ou la rédaction du contrat de vente. Il faudra également avoir le solde de l'hypothèque du vendeur, la facture du courtier et les autres factures à payer par le vendeur afin de pouvoir préparer un document dans lequel le vendeur consent à ces paiements.
Une fois tout signé, le travail ne s'arrête pas là! Il faudra rembourser l'hypothèque du vendeur, signer la quittance, envoyer les derniers rapports, faire la correspondance et fermer le dossier. Un dossier d'immobilier se ferme généralement quelques semaines après la signature de l'acte de vente!
Et tout ceci n'est qu'un bref aperçu d'un dossier immobilier. Bien que la base se ressemble toujours, il y a souvent une ou des particularités à considérer : une vente de condo, un vendeur non résident, une hypothèque avec une banque virtuelle, un empiètement à régler, des droits de passage à confirmer ou encore un vendeur qui n'est plus totalement apte... voilà bien des situations qui peuvent arriver et avec lesquelles nous devons composer. Rappelez-vous que le notaire doit agir dans l'intérêt de toutes les parties, avec impartialité et bien les conseiller. En immobilier, ce devoir de conseil est d'autant plus important!
Me Corrine Reid, notaire
